Vše, co potřebujete vědět o cestovních náhradách

Cestovní náhrady

Chystáte se na služební cestu v rámci České republiky, tedy tuzemskou, nebo dokonce zahraniční? Poradíme vám, na co všechno máte nárok, aby vám žádná cestovní náhrada neutekla.

Pokud jedete na služební cestu do zahraničí, přečtěte si kromě tohoto článku i článek, který je zaměřený na zahraniční služební cestu a cestovní náhrady v zahraničí.

Na základě podepsané pracovní smlouvy vás zaměstnavatel může vyslat na služební cestu, tedy na jiné místo, než je v pracovní smlouvě sjednané místo výkonu práce. V takovém případě máte nárok na cestovní náhrady. Mezi tyto náhrady patří například náhrada jízdních výdajů, stravného, výdajů za ubytování a nutných vedlejších výdajů. Všechny tyto náklady jste povinni zaměstnavateli doložit, a ten je následně proplatí.

Každý zaměstnavatel si určuje, jakým způsobem požaduje, abyste mu náklady doložili. Některé firmy poskytují firemní platební kartu, jiné dávají zálohy.

Zákoník práce upravuje cestovní náhrady, společně s vyhláškou Ministerstva práce a sociálních věcí.

Kdy vznikne nárok na náhradu cestovních nákladů 

V případě, že zaměstnavatel potřebujete, abyste vykonávali svou práci na jiném místě, než je uvedené ve vaší pracovní smlouvě, vzniká vám nárok na náhradu cestovních výdajů. Typicky se jedná o tyto případy: 

• Pracovní cesta - zaměstnavatel vám určí začátek a konec vaší pracovní cesty, kde budete vykonávat svou práci. I na pracovní cestě stále platí všechny vaše pracovní povinnosti, které byste měli, kdybyste byli v práci - od plnění pracovních úkolů, přes dodržování bezpečnosti práce;
• Cesta mimo pravidelné pracoviště. Pravidelným pracovištěm je místo, které je sjednáno v pracovní smlouvě a platí, že pravidelné pracoviště nesmí být sjednáno šířeji než jedna obec. Cesty mimo pravidelné pracoviště jsou typické pro společnosti, které mají více provozoven;
• Mimořádná cesta v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště;
• K přeložení k výkonu práce do jiného místa, než bylo sjednáno v pracovní smlouvě,může dojít jen s vaším souhlasem. Při přeložení vám úkoly bude zadávat vedoucí pracovník místa, kam jste byli přeloženi; 
• Další možností je dočasném přidělení, které je nutné stvrdit písemnou dohodou, a to nejdříve po uplynutí 6 měsíců ode dne vzniku vašeho pracovního poměru;

Výkon práce v zahraničí - služební cesta tuzemská se mění na zahraniční přechodem státní hranice České republiky.

Cestovní náhrady –⁠ vyhláška

Ministerstvo práce a sociálních věcí stanovuje minimální a maximální sazby u cestovních náhrad. Tyto sazby se mění vždy 1. ledna, pokud je potřeba změny, a to v závislosti na vývoji cen. Změna sazeb je většinou ve prospěch zaměstnance, který byl na služební cestu vyslaný. Aktuální sazby najdete na webových stránkách Ministerstva práce a sociálních věcí, které je upravuje ve své vyhlášce.

Kdy začíná a kdy končí služební cesta

Na začátku a konci se domlouváte se zaměstnavatelem před zahájením služební cesty. Ideálně písemně, aby následně nedošlo k dohadům.

Pokud před služební cestou musíte ještě do práce, pak vaše služební cesta může začít ve chvíli, kdy z práce odejdete. Případně se domluvíte, že začátkem služební cesty bude, když nasednete do taxíku před vaším domem.

Stejně jako začátek je nutné si domluvit i konec služební cesty. Bude to, když vaše letadlo přistane na letišti nebo až když vás taxík doveze domů.

Záloha na cestovní náklady 

Na služební cestu jedete, protože to zaměstnavatel potřebuje. Proto zaměstnavateli vzniká povinnost dát vám zálohu na cestovní náklady, a to až do výše předpokládané výše. O tuto zálohu si nemusíte ani žádat, zaměstnavatel by vám ji měl poskytnout automaticky. 

Pokud jedete na zahraniční služební cestu, pak můžete část stravného dostat v měně státu, do kterého jedete. Další možností, kterou zákoník práce dovoluje, je poskytnutí firemní platební karty.

Je neakceptovatelné, abyste jeli na služební cestu, vše si hradili sami, a až po příjezdu zaměstnavateli vyúčtovali

Za cestování vás zaměstnavatel nemusí zaplatit

Mzdu nebo plat dostáváte za výkon práce. Chcete vyjít zaměstnavateli vstříc a na služební cestu vyrazíte velmi brzy ráno, v době, kdy byste normálně ještě spali. V takovém případě cestování, když je mimo vaši pracovní dobu, nebude zaplaceno (pokud se se zaměstnavatelem nedomluvíte jinak, nebo nebudete při cestě vykonávat práci, za kterou vás platí). Nárok na stravné vám ze zákona zůstává. A bohužel nebudete mít nárok ani na příplatek za práci přesčas.

Jsou zaměstnavatelé, kteří jdou nad zákoník práce a zaplatí vám i cestování, ale není to jejich povinnost.

Pojďme se na jednotlivé cestovní náhrady podívat podrobněji. Hlavním rozdělením je rozdělení na tuzemskou služební cestu a zahraniční služební cestu. Každá zahraniční služební cesta začíná v tuzemsku.

Výpočet cestovních náhrad

Pokud je vaše služební cesta tuzemská, tedy v rámci České republiky, nebo zde jen začíná a pokračuje do zahraničí, máte nárok na následující cestovní náhrady (pokud dodržíte stanovené podmínky).

Stravné neboli diety

Stravné, neboli lidově diety, je kompenzace za neposkytnuté hlavní jídlo, snídaně, oběd a večeře. Zaměstnavatel je povinen vám stravné poskytnout. Výše stravného se odvíjí od délky služební cesty a od sektoru, ve kterém pracujete (v soukromé společnosti nebo ve státním sektoru). Nárok na stravné vzniká, pokud je služební cesta delší než 5 hodin.

Stravné, které na konci služební cesty od zaměstnavatele dostanete vyplacené, je osvobozeno od odvodů na sociální a zdravotní pojištění.

Zaměstnavatel vám nad rámec vyhlášky může stravné či jiné cestovní náhrady navýšit. Stravné se daní ve chvíli, kdy ho zaměstnavatel vyplácí ve vyšší hodnotě než určuje zákon.

Krácení stravného

Zaměstnavatel krátí stravné v případě, že vám bylo jídlo poskytnuto = neplatili jste za něj vy, ale zaměstnavatel (a to bez ohledu na to, zda jste jídlo snědli, či nikoliv). Například oběd zaplacený zaměstnavatelem, snídaně v hotelu, který platí zaměstnavatel.

Krácení stravného za každé poskytnuté bezplatné jídlo:

• 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Může se stát, že na stravné nebudete mít nárok vůbec. A to v případě, pokud vám během pracovní cesty, která trvá:

• 12 hodin a méně, byla poskytnuta 2 bezplatná jídla,
• déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, byla poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Ubytování

Na služební cestě se můžete ubytovat. V takovém případě vám přísluší náhrada výdajů za ubytování, které jste vynaložili v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokážete.

Pokud využijete možnost navštívit člena rodiny, o kterém si povíme níže, měli byste ubytování placené zaměstnavatelem přerušit, pokud je to možné.

Náhrada jízdních výdajů

Jízdní náklady vám zaměstnavatel musí uhradit v plné výši, pokud prokazatelně souvisejí se služební cestou a řádně je vykážete.

Pokud po dohodě se zaměstnavatelem pojedete svým soukromým vozem, náleží vám za každý 1 km jízdy základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Cenu pohonných hmot prokazujete dokladem o nákupu, který by měl proběhnout v době, kdy probíhá služební cesta. Spotřeba pohonných hmot se vypočítá na základě údajů o spotřebě uvedené v technickém průkazu použitého vozidla.

Náhrada jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny

Pokud služební cesta trvá déle než 7 dnů, máte nárok na náhradu jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny a zpět.

Po dobu návštěvy člena rodiny vám nepřísluší stravné.

Náhrada nutných vedlejších výdajů

Podle zákoníku práce zaměstnanci přísluší náhrada nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, přísluší mu náhrada odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Cestovní náhrady kalkulačka

Chcete si jednoduše a rychle spočítat, na co máte při služební cestě nárok? Využijte tuto kalkulačku.

Služební cestu můžete odmítnout

I když v pracovní smlouvě máte sjednáno, že vás zaměstnavatel může na služební cestu vyslat, můžete toto vyslání odmítnout v případě:

• těhotenství,
• péče o dítě do 8 let věku,
• péče o dítě do 15 let věku v případě samoživitelky či samoživitele,
• dlouhodobé péče o zdravotně handicapovanou osobu.

Rady při služební cestě

Pokud jste byli vysláni na služební cestu, stále reprezentujete svého zaměstnavatele. I když na firemní večeři bude zdarma alkohol, není vhodné překročit hranice. Jak by se na vás kolegové druhý den koukali?

Pojištění. Kdyby se něco nečekaného stalo, je dobré být pojištěný. Zeptejte se svého zaměstnavatele, zda a jaké pojištění za vás platí. Případně si připojištění zajistěte.

Pokud máte hotel placený zaměstnavatelem, chovejte se v něm slušně. Je možné, že pokud se stane nějaký incident, váš zaměstnavatel o tom bude informován.

Dostáváte za svou práci mzdu nebo plat?

Mzda je odměna za práci v soukromém sektoru a plat je odměna za vykonanou práci ve státním sektoru (typicky se jedná o zaměstnance státu, příspěvkových organizací, státních fondů, školská zařízení a obdobné). Zákoník práce cestovní náhrady pro obě tyto skupiny rozděluje, avšak pravidla pro výpočet cestovních náhrad jsou téměř totožná.

Ať již dostáváte za vykonanou práci mzdu nebo plat, náleží vám kromě výše popsaného také: 

Náhrada jízdních výdajů, která se liší podle toho, jaký dopravní prostředek pro svou jízdu použijete. 

• Pojedete-li taxíkem nebo prostředkem hromadné dopravy, uhradí vám zaměstnavatel kompletní náklady;
• Můžete využít i své soukromé vozidlo, pokud s tímto zaměstnavatel souhlasí. Získáte pak náhrady za každý ujetý kilometr (lidově označované jako ošupné, opotřebení vozidla) a bude vám proplacena i náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Nezapomeňte si uschovat účtenku za tankování, na jejímž základě se vaše náhrada vypočte. Výpočet náhrady za pohonné hmoty je jednoduchý - jedná se o násobek ceny pohonných hmot a množství spotřebovaných pohonných hmot. Spotřeba pohonných hmot se bere z technického průkazu použitého vozidla (nejedná se tedy o reálnou spotřebu). 

Je zřejmé, že je nutné, abyste se zaměstnavatel měli podepsanou pracovní smlouvu, aby vám vznikl nárok na cestovní náhrady. A jak jsou na tom dohodáři? 

Dohoda DPP / DPČ a cestovní náhrady

Pokud zaměstnanci pracující na dohodu o pracovní činnosti či dohodu o provedení práce se zaměstnavatelem podepíší dodatek k dohodě upravující jejich nároky na cestovní náhrady, mohou tyto náhrady po zaměstnavateli požadovat. 

Pozor, ve většině dohod tato ustanovení nejsou a vzniklé náklady jsou na vrub zaměstnance

Aktualizováno 9. dubna 2024